Stellenausschreibung

Die Technische Universität Chemnitz hat sich als innovative Wissenschafts- und Bildungseinrichtung etabliert, die sich den Herausforderungen im Wettbewerb zwischen den Hochschulen bewusst stellt. Sie bietet Persönlichkeiten mit ausgewiesener fachlicher Kompetenz, die konstruktiv an der innovativen Weiterentwicklung mitwirken möchten, attraktive Arbeitsplätze.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist an der Fakultät für Maschinenbau, Professur Strukturleichtbau und Kunststoffverarbeitung, eine Stelle als teilzeitbeschäftige/r

Assistenz der Außenstellenleitung (m/w/d)

(50 %, Entgeltgruppe 8 TV-L)

zunächst befristet für ein Jahr, mit der Option der Weiterbeschäftigung zu besetzen. Der Arbeitsort wird in Boxberg/Oberlausitz sein. Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Technische Universität Chemnitz ist bemüht, Frauen besonders zu fördern und bittet qualifizierte Frauen daher ausdrücklich, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder Gleichgestellte nach Maßgabe des SGB IX vorrangig berücksichtigt.

Arbeitsaufgaben :

• Übernahme der Aufgaben der Teamassistenz; hierzu gehören bspw. allg. Korrespondenz mit Projektpartnern, Verwaltung und Pflege von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen, Führen von Kontaktdatenbanken, Beantwortung von Telefonanfragen, Empfang von Besuchern
• Beratung der Mitarbeiter zu dienstreiserelevanten Fragen (Vorschuss, Tagegeld etc.), bei der Vorbereitung der Dienstreisen sowie reisekostenrechtliche Vorprüfung und Vorbereitung der Dienstreiseabrechnungen der Professur zur Weiterbearbeitung in der Verwaltung
• Vorbereitung von Berichten und Analysen
• Unterstützung bei der Personalsuche und -betreuung
• Organisation von Veranstaltungen vor Ort inkl. zugehöriger Kommunikation mit Veranstaltern und Dienstleistern
• Koordination von Terminketten
• Erstellen und Verwalten von internen Gesprächsprotokollen, auch mit projektspezifischen Inhalten
• Bearbeitung finanztechnischer Angelegenheiten wie z. B. Bestellungen
• Unterstützung bei der Erarbeitung einer projektbezogenen Marketing- und Kommunikationsstrategie
• Unterstützung bei der Konzipierung, Lay-Out-Gestaltung und Umsetzung der Außendarstellung der neuen Außenstelle in Boxberg/Oberlausitz
• Vorbereitung von Beratungen und wissenschaftlichen Tagungen, etc.
• Durchführung von Netzwerktätigkeiten in Form von Schreibarbeiten und Korrespondenz
• Unterstützung bei Recherchetätigkeiten und Marktsondierungen

Voraussetzungen :

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss bzw. vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Verwaltung
• Berufserfahrung auf einem einschlägigen Gebiet ist wünschenswert
• Kenntnisse im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Hochschulmarketing
• Finanztechnische Kenntnisse, Teilkenntnisse der Sächsischen Haushaltsordnung, des Sächsischen Reisekostengesetzes, Drittmittelverwendungsrichtlinien sind wünschenswert und von Vorteil
• Strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten
• Routinierter Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen
• Selbstständige Arbeitsweise, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Hohes Verantwortungsbewusstsein
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bitte sehen Sie unbedingt von der Einsendung von Originalunterlagen ab, da Ihre schriftlichen Unterlagen nicht zurückgesendet, sondern unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden. Wünschen Sie eine Rücksendung, legen Sie Ihrer Bewerbung bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei.

Bewerbungen sind unter dem Stichwort » Assistenz der Außenstellenleitung « mit den üblichen Unterlagen bis05.06.2024 elektronisch oder postalisch an u. a. Adresse zu richten. Bitte beachten Sie, dass aus sicherheitstechnischen Gründen keine elektronischen Bewerbungen bzw. Anhänge von Bewerbungen im Stellenbesetzungsverfahren berücksichtigt werden können, welche über Verknüpfungen (Hyperlinks) zu Dritten zum Download zur Verfügung gestellt werden.