Assistent:in der Wissenschaftlichen Direktorin (m/w/d)
Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.
Hintergrund
Das Büro der Wissenschaftlichen Direktorin ist Dreh- und Angelpunkt aller AWI Angelegenheiten. Der Aufgabenbereich beinhaltet die Mitwirkung im Sekretariatsteam und die direkte Zusammenarbeit mit der Direktorin sowie - in Vertretung seiner Assistenz - auch mit dem Verwaltungsdirektor.
Das Büro der Wissenschaftlichen Direktorin ist Dreh- und Angelpunkt aller AWI Angelegenheiten. Der Aufgabenbereich beinhaltet die Mitwirkung im Sekretariatsteam und die direkte Zusammenarbeit mit der Direktorin sowie - in Vertretung seiner Assistenz - auch mit dem Verwaltungsdirektor.
Aufgaben
- Erfassen und Koordination aller Aufgaben und Erfordernisse im Büro der Direktorin
- Terminkoordination – hoher Anteil international
- Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen
- Schriftverkehr der Direktorin – hoher Anteil international
- Sicherstellung der Wahrung von Fristen und Terminen
- Durchführung von Beschaffungsvorgängen
Voraussetzungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder äquivalente Berufserfahrung
- Langjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder ähnlichen Organisationseinheiten
- Besondere Fähigkeiten im Bereich Organisation, Terminmanagement, Events
- Erfahrung in der Koordination und Verwaltung von komplexen Prozessen einschließlich analoger und digitaler Kommunikation und Kontakt mit vielfältigen externen, auch internationalen Partnern
- Fähigkeit, auch in schnelllebigen Prozessen und Terminabstimmungen den Überblick zu behalten
- Erfahrung und vertiefte Fachkenntnisse im Projektmanagement wünschenswert
- Kenntnisse des deutschen Wissenschaftssystems wünschenswert
- Fähigkeit sich sorgfältig und akribisch in wechselnde Problemstellungen einzuarbeiten und Lösungsvorschläge zu entwickeln
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache, möglichst weitere Sprachen, insbesondere Französisch
- Sehr gute Kenntnis kollaborativer Office-Tools und kollaborativer Textbearbeitung
Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie bei Anke Allner ( anke.allner@awi.de ; 0471/4831-1269 ).
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit der Option auf Entfristung und wird in Vollzeit ausgeschrieben. Die Tätigkeit eignet sich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Anke Allner ( anke.allner@awi.de ; 0471/4831-1269 ).
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit der Option auf Entfristung und wird in Vollzeit ausgeschrieben. Die Tätigkeit eignet sich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.
Wir bieten
- exzellente Forschung
- Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
- Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
- ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
- flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
- betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness
- Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Chancengleichheit ist ein fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Das AWI strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und ermutigt daher qualifizierte Interessentinnen ausdrücklich zur Bewerbung.
Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit "Beruf und Familie" verliehen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerben können Sie sich bis zum 11. Juni 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/62/G/Dir-e
Bewerben können Sie sich bis zum 11. Juni 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/62/G/Dir-e